Ce guide est une grille de décision à remplir avec les faits de votre entreprise.
La question à poser
Demander si le sur mesure est meilleur que le logiciel du commerce ne mène à rien d'utile. Un logiciel du commerce qui couvre déjà votre travail, à un prix que vous comprenez et avec une sortie possible, l'emporte presque toujours sur un projet écrit pour vous. Un logiciel du commerce qui vous oblige à changer votre façon de travailler pour suivre ses écrans, ou qui envoie vos dossiers à un endroit que vous ne savez pas expliquer, coûte plus cher qu'il n'en a l'air.
Posez plutôt une question plus étroite : dans votre façon de travailler, qu'est-ce qui est commun à beaucoup d'entreprises, et qu'est-ce qui explique que vos clients vous choisissent?
Quand le logiciel du commerce gagne
Prenez le logiciel du commerce quand le travail est standard et que le produit le fait déjà.
- La comptabilité générale, la paie courante, le courriel, la visioconférence.
- Un processus que vous êtes prêt à ajuster pour suivre l'outil, parce qu'il ne vous distingue pas de vos concurrents.
- Un besoin que vous pouvez décrire en une phrase qui figure déjà sur la page du fournisseur, sans exception propre à votre entreprise.
- Une équipe qui n'aura personne pour entretenir un logiciel sur mesure dans cinq ans. Le logiciel du commerce a au moins un éditeur dont c'est le métier, mais vérifiez qu'il sera encore là et à quel prix.
Dans ces cas, le développement logiciel sur mesure revient souvent à racheter lentement ce qui existe déjà. Le coût caché tient moins à la licence qu'au projet, à la formation et à l'entretien.
Quand le sur mesure gagne
Écrire le logiciel vaut la peine quand le processus fait partie du service que vous vendez, ou quand les outils du commerce laissent un manque que vos employés comblent à la main chaque semaine.
- Vos employés recopient les mêmes données entre trois systèmes, et les erreurs coûtent des heures plutôt que des minutes.
- Le vocabulaire de votre métier (un devis qui devient un mandat, une règle propre à votre secteur) n'existe dans aucun produit, et le contourner prend plus de temps que de l'écrire.
- Vous devez garder certains renseignements au Québec, ou expliquer à un client où ils vont. Le guide sur la Loi 25 et les API d'IA traite de ce point. Un outil du commerce qui ne répond pas à ces questions est incomplet, même si son prix est plus bas.
- Vous avez déjà payé des intégrations fragiles, et chaque mise à jour du fournisseur les brise.
Un logiciel sur mesure demande un engagement d'entretien. Quelqu'un devra le modifier quand votre métier changera. Si personne ne peut s'en charger, ni chez vous ni chez un fournisseur nommé, n'écrivez pas le logiciel.
L'approche la plus courante
La plupart des PME de Montréal et du Québec n'ont pas à choisir une seule approche pour tout.
- Achetez un logiciel du commerce pour les besoins communs : comptabilité, courriel, signatures, paiement.
- Pendant un mois, notez les tâches concrètes que l'outil ne fait pas, par exemple : « Chaque lundi, Marie recopie le devis dans la facture. » Laissez de côté les souhaits.
- Vérifiez si une configuration, un connecteur déjà offert sur le marché ou une petite automatisation règle le problème.
- Réservez le sur mesure à ce qui reste, avec une frontière claire : le logiciel maison communique avec le logiciel du commerce sans le remplacer en entier.
Révisez ce découpage avec le temps. Si un module maison grossit au point de refaire la comptabilité, arrêtez-le.
Questions à poser au Québec
Le marché de Montréal et du Québec ajoute quelques questions que les grilles génériques oublient.
- Les personnes qui feront le travail, et pas seulement l'acheteur, peuvent-elles utiliser le contrat et l'interface en français?
- La facture est-elle en dollars canadiens, ou devrez-vous expliquer l'écart de change chaque mois?
- Où sont les données, et qui sont les sous-traitants? Si le logiciel appelle une API d'IA, lisez le guide sur la Loi 25 avant de signer.
- Que se passe-t-il si vous partez? Vérifiez l'export des données, son format, son délai, et s'il contient assez d'information pour recommencer ailleurs.
- Qui répond en cas de panne, dans quel fuseau horaire, et s'agit-il d'une personne ou d'un formulaire?
- Le prix d'entrée est-il le vrai prix, ou un palier s'applique-t-il dès que vous dépassez un nombre d'utilisateurs, de dossiers ou d'appels?
Pour un développement sur mesure, posez des questions de même nature au fournisseur.
- Qui est propriétaire du code et des données?
- Qu'est-ce qui sera livré au premier incrément, et dans combien de semaines?
- Qui entretient le logiciel après la mise en production, et à quelle fréquence?
- Comment vérifierez-vous qu'il fonctionne sur vos vrais dossiers, plutôt que sur une démonstration?
SignalOrange, à Montréal, fait de l'architecture et du développement logiciel sur mesure pour des PME, et édite ses propres produits.
Comparer les coûts
Si personne n'a mesuré le travail actuel, ne demandez pas combien le projet rapportera. Dressez plutôt une liste des coûts et inscrivez vos propres montants.
Logiciel du commerce. Licence ou abonnement, implantation, temps de vos employés pour entrer les données et changer leurs habitudes, intégrations, et coût d'en sortir plus tard.
Sur mesure. Découverte, construction, mise en production, puis entretien chaque année. Ajoutez le temps que vos employés passeront à expliquer le métier et à valider le travail. Un projet sans ligne d'entretien n'est pas chiffré au complet.
Le statu quo. Les heures passées à recopier, les erreurs, les outils que vous payez déjà sans les utiliser. L'équipe peut souvent remplir cette ligne sans faire d'hypothèses.
Faites la comparaison sur trois ans plutôt que sur le premier mois. Un abonnement bas avec une implantation lourde et un projet sur mesure avec un entretien annuel n'apparaissent pas sur la même facture.
Préparer la décision en deux semaines
Si vous hésitez, faites ce travail avant de demander une soumission ou de lancer un appel d'offres.
- Décrivez le travail en dix phrases, du point de vue de la personne qui le fait plutôt que de celui du logiciel.
- Entourez les phrases qu'un produit du commerce couvre déjà. Notez le nom des produits que vous avez essayés ou que vous payez.
- Pour chaque phrase restante, notez la fréquence : chaque jour, chaque dossier ou chaque mois.
- Pour chaque phrase restante, indiquez si elle touche des renseignements personnels ou un envoi hors du Québec.
- Demandez ensuite deux choses à un fournisseur : ce que son produit ne fait pas, et ce qu'il faudrait écrire.
Vous aurez alors assez d'information pour une discussion sérieuse avec un fournisseur, à Montréal ou ailleurs au Québec, sans avoir rédigé un cahier des charges de quarante pages.
Limites de ce guide
Ce guide ne recommande pas Elixir ni aucun autre outil. Il ne conseille pas aux PME d'éviter les grands logiciels. Il ne donne pas de délai type, parce qu'un devis d'une page et un système qui porte la production n'ont pas le même calendrier et qu'une moyenne n'aurait pas de sens.
Si vous prévoyez d'utiliser une API d'IA dans ce logiciel, lisez ensuite le guide Loi 25 et API d'IA.